AG ELECTRIC A/S’ whistleblowerordning

Persongrupper der kan indberette via whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen gælder for følgende persongrupper: 

• Medarbejdere og ledere med en arbejdsmæssig tilknytning til AG Electric A/S (uanset om arbejdet er lønnet eller ulønnet)
• Bestyrelsesmedlemmer
• Aktionærer
• Leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartner
• Øvrige persongrupper, som f.eks. tidligere medarbejdere

Forhold der kan indberettes til whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen har til formål at synliggøre og handle på kriminelle og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen.

Ordningen kan og skal som udgangspunkt ikke anvendes til indberetning af mindre uoverensstemmelser mellem kolleger, forhold vedrørende eget ansættelsesforhold, mindre overtrædelser af virksomhedens interne retningslinjer og lignende mindre alvorlige forhold, som behandles i ledelses- eller overenskomstsystemet, eller af HR-funktionen. 

Eksempler på forhold som kan indberettes til whistleblowerordningen

Overtrædelser af straffeloven, f.eks.:

• Bestikkelse, jf. straffelovens § 144.
• Dokumentfalsk, jf. straffelovens § 171.
• Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre m.v., jf. straffelovens § 263.
• Tyveri, jf. straffelovens § 276.
• Underslæb, jf. straffelovens § 278.
• Bedrageri, jf. straffelovens § 279.
• Databedrageri, jf. straffelovens § 279a.
• Mandatsvig, jf. straffelovens § 280.
• Afpresning, jf. straffelovens § 281.

Overtrædelser af anden lovgivning, f.eks.:

• Overtrædelser af skatte- og momslovgivningen.
• Anvendelse af ulovlig arbejdskraft.
• Overtrædelser af lov om bogføring.
• Bevidst grov vildledning af kunder og samarbejdspartnere.

Alvorlige og kritisable forhold, f.eks.:

• Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
• Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer
• Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med f.eks. it-drift eller it-systemstyring.
• Særlige tilfælde, hvor mindre uoverensstemmelser eller samarbejdsvanskeligheder indebærer alvorlige risici, kan medføre personskade, eller have andre betydelige og vidtgående konsekvenser for virksomheden eller enkeltpersoner (og dermed udgør et alvorligt forhold).
• Seksuel chikane, jf. ligebehandlingslovens § 1, stk. 4, jf. stk. 6.
• Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold, mv.

Eksempler på oplysninger, som almindeligvis ikke kan indberettes til whistleblowerordningen

• Tvister om løn- og arbejdsforhold (som normalt håndteres af ledelsen, eller i det fagretlige system)
• Almindelige, dagligdags overensstemmelser eller konflikter med kolleger eller andre ansatte om faglige, arbejdsmæssige forhold (som normalt håndteres af ledelsen)
• Mindre overtrædelser af virksomhedens interne politikker og retningslinjer, f.eks. sygefravær, rygning, påklædning, brug af virksomhedens biler, værktøj, mobiltelefoner o.a. (som normalt håndteres af ledelsen eller HR)
• Alle øvrige forhold, som ikke er ulovlige, alvorlige eller kritisable, jf. ovenfor.

Indberetning til ekstern whistleblowerordning

Indberetninger til AG Electric A/S’ whistleblowerordning kan ske skriftligt via en af følgende kanaler:      

• Fysisk postkasse: Jernbanegade 15, 6200 Aabenraa
• Via dette link.

Whistleblowere, der af forskellige årsager ikke ønsker at benytte AG Electric A/S’ interne whistleblowerordning, kan i stedet vælge at indberette til den nationale, eksterne whistleblowerordning, som Datatilsynet administrerer.

Indberetning til Den Nationale Whistleblowerordning, kan foretages HER.

Behandling af indberetninger

I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil AG Electric A/S’ whistleblowerenhed bekræfte modtagelsen inden for syv dage. Bekræftelse sker på mail eller sms, hvis whistlebloweren har opgivet en af disse. Ved anonyme henvendelser kan bekræftelse ikke ske.

AG Electric A/S’ whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.

Whistleblowerenheden vil indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil i så fald få besked herom.

Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer bl.a., at AG Electric A/S’ whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i virksomheden eller koncernen. Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen

Afhængigt af omstændighederne og indberetningens karakter, kan opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen ske på bl.a. følgende måder: 

• Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
• Orientering af virksomhedens ejer, øverste ledelse eller bestyrelse
• Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
• Personaleretlige konsekvenser som f.eks. bortvisning, advarsel, flytning til anden funktion eller arbejdsopgaver, mv.
• Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale

Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil AG Electric A/S’ whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Medarbejdere, der er tilknyttet AG Electric A/S’ whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

AG Electric A/S’ whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt. Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i Persondataforordningen (GDPR) og Persondataloven.

AG Electric A/S’ whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med AG Electric A/S’ whistleblowerordning.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

Beskyttelse af whistleblowere

En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til AG Electric A/S’ whistleblowerenhed eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet). Desuden må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger. Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

Whistlebloweren kan ikke stilles til ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har været i god tro, dvs. haft en rimelig grund til at antage, at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt og kritisabelt forhold.

Forsøg fra AG Electric A/S’ ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Yderligere oplysninger

Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder. Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere.

Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside HER.